Lista de control para la gestión de visitas: Cómo prepararse para recibir visitas en la oficina

La primera impresión es la que cuenta, sobre todo cuando se trata de recibir a los visitantes en su oficina. Ya se trate de un candidato a un puesto de trabajo, un socio comercial o un inversor, la forma en que gestiona esa experiencia inicial dice mucho de la profesionalidad, la cultura y la atención al detalle de su empresa. Desde hacer que los invitados se sientan bienvenidos hasta garantizar la seguridad de los visitantes y mejorar la eficiencia operativa, estar preparado para los visitantes no es sólo buena educación: es esencial para su negocio.

Sin un sistema claro, los visitantes se hacen esperar, no se registran correctamente e incluso pueden deambular por las instalaciones sin ser vistos, captando información que no estaba destinada a sus oídos. Una mala gestión de las visitas no es sólo un pequeño contratiempo. Carcome silenciosamente la reputación de su empresa, afecta a la productividad y plantea graves riesgos de cumplimiento y seguridad.

Esta lista de comprobación es su guía paso a paso para crear un lugar de trabajo ágil y preparado para las visitas que no deje nada al azar. Desde los preparativos previos a la visita hasta el seguimiento posterior, asegúrese de tenerlo todo cubierto para que cada visita sea fluida, segura y memorable.

1. ¿Estás planificando con antelación las visitas al consultorio?

Lo primero en tu lista de visitas debe ser planificar con antelación. Evita las prisas de última hora y adopta una estrategia proactiva. Esto no sólo demuestra tu respeto por el tiempo de tus visitantes, sino que también contribuye en gran medida a establecer un tono positivo para la visita. Reservar por adelantado una plaza de aparcamiento, una sala de reuniones e incluso un escritorio para sus invitados y recopilar todos los datos de los visitantes antes de que lleguen evita contratiempos como las reservas dobles o la falta de información. Además, planificar con antelación garantiza que todos los miembros pertinentes del personal estén informados y puedan prepararse para la visita, lo que garantiza una bienvenida cálida, profesional y personalizada y mejora la seguridad de los visitantes de principio a fin.

2. ¿Ha asignado funciones y responsabilidades claras?

Una cosa es segura: La gestión diaria de los visitantes sólo puede funcionar sin problemas si todo el mundo sabe cuáles son sus respectivas funciones y responsabilidades. Sin una distribución clara de las tareas, las cosas se vuelven rápidamente caóticas. Para garantizar una experiencia fluida de los visitantes, asegúrese de asignar tareas específicas a los distintos miembros del equipo, como la gestión de la logística, la hospitalidad y la configuración tecnológica. Si es la primera vez que recibe visitas en su oficina, tómese su tiempo para ensayar las funciones de cada uno con antelación para evitar problemas durante la primera visita real.

3. ¿El aspecto de tu oficina y la configuración técnica están listos para recibir visitas?

Estar preparado para recibir a los visitantes no sólo significa tener las funciones claramente distribuidas, sino también que el aspecto de su oficina sea el adecuado. La recepción es el primer punto de contacto de los visitantes con sus instalaciones, por lo que debe ser acogedora, moderna y acorde con su marca e identidad corporativa. A continuación están las zonas comunes, como las áreas de espera para visitantes, los aseos, los pasillos y las salas de reuniones, que deben estar ordenadas e impecables para dejar una buena primera impresión. Y hablando de salas de reuniones, no olvides comprobar el equipo antes de la reunión para asegurarte de que todo, desde los proyectores hasta los micrófonos y las herramientas de vídeo, funciona como es debido.

4. ¿Orientas claramente a los visitantes a su llegada?

Puede que conozcas tu edificio de oficinas como la palma de tu mano, pero no puede decir lo mismo de los visitantes que llegan a las instalaciones por primera vez. Sus invitados deben ser guiados desde el momento en que llegan al aparcamiento de la empresa. Coloca una señalización clara que dirija a los invitados a la recepción, donde el personal de recepción puede encargarse de darles una cálida bienvenida y proporcionarles la información necesaria sobre los siguientes pasos. También puedes utilizar quioscos de autoservicio para un registro rápido y guías interactivas que tracen el recorrido del visitante. El objetivo es crear un recorrido fluido desde la llegada hasta la sala de reuniones.

📍 Proporcionar indicaciones y señalización claras es uno de los 5 imprescindibles para una gran experiencia del visitante. Descubra los otros cinco elementos esenciales que crean una experiencia excepcional para el visitante en esta entrada del blog.

5. ¿Es fácil el seguimiento de las llegadas tanto para los visitantes como para los anfitriones?

Controlar la llegada y salida de visitantes es importante tanto por razones de seguridad como de comodidad. Por un lado, disponer de registros precisos de quién se encuentra en el edificio en todo momento garantiza que todo el mundo esté localizable durante una evacuación de emergencia. Por otro lado, el seguimiento de los visitantes mejora la eficacia operativa al reducir los tiempos de espera y garantizar que los anfitriones sepan exactamente cuándo han llegado los visitantes. El uso de sistemas automatizados que registran los datos de los visitantes (nombre, hora y anfitrión) en cuanto se registran descarga de trabajo al personal de recepción y facilita los procesos.

6. ¿Se avisa puntualmente a los anfitriones de las visitas?

La importancia del seguimiento de los visitantes va de la mano con otro punto de la lista de control de visitantes de su oficina, que es asegurarse de que se avisa a los anfitriones en cuanto llegan sus invitados. Si los visitantes tienen que esperar en la sala de espera durante mucho tiempo, cualquier impresión positiva que les haya dejado la cálida y profesional bienvenida que recibieron en la recepción se evaporará rápidamente. Aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión de visitas como Visitors by deskbird , que permiten notificar a los anfitriones a través de MS Teams en tiempo real.

7. ¿Tu oficina está preparada para cumplir las normas de salud y seguridad de los visitantes?

La salud y la seguridad en el lugar de trabajo son siempre un tema importante, pero aún lo son más cuando los visitantes externos frecuentan las instalaciones. En el momento en que cruzan la puerta, su salud y seguridad se convierten en su responsabilidad, por lo que los protocolos de seguridad claros, la preparación para emergencias y el control de accesos son una prioridad absoluta. Asegúrese de que las salidas de emergencia son claramente visibles y de que todo el personal está informado sobre los planes de evacuación y los procedimientos de primeros auxilios que son relevantes para los visitantes. Limitando el acceso de los visitantes a zonas específicas, puede mejorar aún más la seguridad de los visitantes.

8. ¿Realizas un seguimiento de los visitantes después de tu visita?

Las visitas al consultorio no deben seguir el principio de "ojos que no ven, corazón que no siente". No deje que sus visitantes salgan por la puerta sin hacer un seguimiento posterior. Enviar una pequeña nota de agradecimiento después de una visita demuestra a los visitantes que aprecia que se hayan tomado su tiempo y refuerza una impresión positiva duradera de la visita. Puede hacer que se sientan aún más valorados y reconocidos adaptando el seguimiento a cada visitante con un mensaje personalizado. Además, no pierda la oportunidad de mejorar la experiencia del visitante e invítelo a compartir sus comentarios.

¿Cómo una solución moderna de gestión de visitas puede mejorar la preparación de los visitantes de tu oficina?

Hay una larga lista de cosas que hacer para estar preparado para recibir visitas en la oficina. Por suerte, no tienes que hacerlo solo. Como en todos los aspectos del lugar de trabajo moderno, hay tecnología disponible para ayudarle. Las soluciones de gestión de visitas agilizan las visitas a la oficina y garantizan un funcionamiento sin problemas al cubrir todos los aspectos esenciales.

Estas soluciones vienen equipadas con las herramientas que necesitaS para causar una magnífica primera impresión y, al mismo tiempo, mantener un funcionamiento eficiente entre bastidores. Funciones como las notificaciones en tiempo real avisan a los anfitriones en el momento en que llegan sus huéspedes, mientras que las opciones de autoservicio de facturación ayudan a los huéspedes a moverse por la zona de recepción de forma rápida y segura.

Muchos sistemas de gestión de visitantes también facilitan la impresión de credenciales y flujos de trabajo personalizables para adaptarse a los distintos tipos de visitantes, ya se trate de recibir a un candidato para una entrevista de trabajo o a un inversor de alto nivel para una importante reunión. Al agilizar el proceso de registro, ahorran tiempo, mejoran la seguridad al mantener un registro en tiempo real de quién se encuentra en las instalaciones y ofrecen información valiosa mediante el análisis de los datos de los visitantes.

¿Te interesa saber más sobre cómo las soluciones de gestión de visitas reducen los costes operativos? Consulta nuestro blog sobre los costos ocultos de una mala gestión de visitas (y cómo superarlos).

Prepárate para tus próximas visitas a la oficina con deskbird

Estar preparado para las visitas al consultorio no es sólo un detalle; es esencial para crear una experiencia fluida, segura y profesional para los invitados. Hay mucho de lo que ocuparse, desde planificar la logística con antelación hasta asignar funciones y responsabilidades claras y guiar a los invitados desde su llegada hasta su partida.

Una solución moderna de gestión de visitas le ayuda a estar al tanto de todo automatizando las tareas que consumen tiempo, reforzando la seguridad y ofreciendo una experiencia al visitante que deja una impresión duradera. Visitors by deskbird facilita la invitación anticipada de invitados, la reserva de mesas o aparcamiento y el envío de toda la información que necesitan con antelación. Agiliza las entradas y salidas, recibe notificaciones de los anfitriones en tiempo real a través de MS Teams y gestiona todo desde un panel central.

¿Estás preparado para mejorar la experiencia de tus visitantes?

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