Checklist per la gestione dei visitatori: come prepararsi ai visitatori in ufficio

La prima impressione conta, soprattutto quando si tratta di accogliere i visitatori nel tuo ufficio. Che si tratti di un candidato, di un partner commerciale o di un investitore, il modo in cui gestisci questa prima esperienza la dice lunga sulla professionalità, la cultura e l'attenzione ai dettagli della tua azienda. Dal far sentire gli ospiti i benvenuti, al garantire la sicurezza dei visitatori, al migliorare l'efficienza operativa, essere preparati per i visitatori non è solo buona educazione, ma è essenziale per la tua azienda.

Senza un sistema chiaro, i visitatori vengono fatti aspettare, non vengono registrati correttamente e possono persino vagare inosservati per i locali, raccogliendo potenzialmente informazioni che non erano destinate alle loro orecchie. Una cattiva gestione dei visitatori non è solo un piccolo inconveniente. Si mangia silenziosamente la reputazione dell'azienda, incide sulla produttività e pone gravi rischi di conformità e sicurezza.‍

Questa checklist è la guida passo passo per costruire un luogo di lavoro efficiente e pronto per i visitatori , che non lasci nulla al caso. Dai preparativi pre-visita ai controlli post-visita, assicurati di avere tutto sotto controllo per rendere ogni visita agevole, sicura e memorabile.

1. Stai pianificando le visite in ufficio?

La prima cosa da fare sulla checklist dei visitatori dovrebbe essere quella di pianificare in anticipo. Evita i tentativi dell'ultimo minuto e adotta invece una strategia proattiva. Questo non solo dimostra il tuo rispetto per il tempo dei visitatori, ma contribuisce anche a dare una nota positivo alla visita. Prenotando in anticipo un parcheggio, una sala riunioni e magari anche una scrivania per i tuoi ospiti e raccogliendo tutti i dettagli dei visitatori prima del loro arrivo, si evitano inconvenienti come doppie prenotazioni o informazioni mancanti. Inoltre, la pianificazione anticipata assicura che tutti i membri del personale interessati siano informati e possano prepararsi alla visita, garantendo un'accoglienza calorosa, professionale e personalizzata e migliorando la sicurezza dei visitatori dall'inizio alla fine.

2. Hai assegnato ruoli e responsabilità chiari?

Una cosa è certa: la gestione quotidiana dei visitatori può funzionare senza problemi solo se tutti sanno quali sono i rispettivi ruoli e responsabilità. Senza una chiara distribuzione dei compiti, le cose diventano rapidamente caotiche. Per garantire un'esperienza di visita senza interruzioni, assicurati di assegnare compiti specifici ai diversi membri del team, come la gestione della logistica, dell'ospitalità e dell'allestimento tecnologico. Se è la prima volta che ricevi visitatori nel tuo ufficio, prenditi il tempo di provare in anticipo i ruoli di ciascuno per evitare problemi durante la prima visita reale.

3. L'aspetto dell'ufficio e l'allestimento tecnologico sono pronti per i visitatori?

Essere pronti ad accogliere i visitatori non significa solo avere ruoli chiaramente distribuiti, ma anche che l'aspetto del tuo ufficio sia adatto allo scopo. L'area della reception è il primo punto di contatto dei visitatori con la tua struttura, quindi deve essere accogliente, moderna e in linea con il tuo brand e la tua identità aziendale. Poi ci sono le aree comuni, come le aree di attesa per i visitatori, i bagni, i corridoi e le sale riunioni, che devono essere ordinate e pulite per lasciare una buona prima impressione. E a proposito di sale riunioni, non dimenticare di effettuare un controllo preliminare delle attrezzature per assicurarti che tutto, dai proiettori ai microfoni agli strumenti video, funzioni come previsto.

4. I visitatori sono guidati in modo chiaro al loro arrivo?

Forse conosci l'edificio del tuo ufficio come le tue tasche, ma lo stesso non si può dire per i visitatori che arrivano per la prima volta in azienda. I tuoi ospiti devono essere guidati fin dal loro arrivo al parcheggio dell'azienda. Fornisci una segnaletica chiara che indirizzi gli ospiti alla reception, dove il personale del front-desk potrà occuparsi di dare un caloroso benvenuto agli ospiti e fornire loro le informazioni necessarie sui passi successivi. In alternativa, si possono utilizzare chioschi self-service per un rapido check-in e guide interattive che tracciano il percorso del visitatore. L'obiettivo è creare un percorso senza soluzione di continuità dal loro arrivo alla sala riunioni vera e propria.

📍 Fornire indicazioni e segnaletiche chiare è uno dei 5 must-have per un'ottima esperienza di visita. Scopri gli altri 5 elementi essenziali che rendono una visita eccezionale in questo blog post.

5. Il monitoraggio degli arrivi è facile sia per i visitatori che per chi ospita?

Tracciare l'arrivo e la partenza dei visitatori è importante sia per motivi di sicurezza che di comodità. Da un lato, avere registrazioni accurate di chi si trova nell'edificio in ogni momento garantisce che tutti siano presenti durante un'evacuazione di emergenza. Dall'altro lato, la tracciabilità dei visitatori migliora l'efficienza operativa riducendo i tempi di attesa e assicurando che gli ospiti sappiano esattamente quando sono arrivati. L'utilizzo di sistemi automatizzati che acquisiscono i dati dei visitatori (come nome, ora e ospite) non appena questi si registrano, alleggerisce il carico di lavoro del personale di reception e consente di svolgere i processi senza intoppi.

6. Chi ospita viene informato tempestivamente riguardo ai visitatori?

L'importanza del monitoraggio dei visitatori va di pari passo con un'altra voce della checklist dei visitatori dell'ufficio: assicurati che i chi ospita sia avvisato dell'arrivo dei propri ospiti. Se i visitatori vengono tenuti in attesa nell'area lounge per troppo tempo, l'impressione positiva lasciata dall'accoglienza calorosa e professionale ricevuta alla reception svanirà rapidamente. È qui che entrano in gioco sistemi di gestione dei visitatori come Visitors by deskbird, che consentono di inviare notifiche agli ospiti tramite MS Teams in tempo reale.

7. Il tuo ufficio è preparato per gli standard di salute e sicurezza dei visitatori?

La salute e la sicurezza sul posto di lavoro sono sempre un argomento importante, ma lo sono ancora di più quando i visitatori esterni frequentano i locali. Nel momento in cui varcano la porta, la loro salute e sicurezza diventa una tua responsabilità, rendendo i protocolli di sicurezza chiari, la preparazione alle emergenze e il controllo degli accessi una priorità assoluta. Assicurati che le uscite di emergenza siano ben visibili e che tutto il personale sia informato sui piani di evacuazione e sulle procedure di primo soccorso che riguardano i visitatori. Limitando l'accesso dei visitatori ad aree specifiche, è possibile aumentare ulteriormente la sicurezza dei visitatori.

8. Fai follow up ai visitatori dopo la loro visita?

Le visite in ufficio non dovrebbero seguire il principio "lontano dagli occhi, lontano dal cuore". Non lasciare che i visitatori escano dalla porta senza avergli fatto un follow up dopo. Inviare un piccolo biglietto di ringraziamento dopo una visita dimostra ai visitatori che apprezzi il tempo che ti hanno dedicato e rafforza un'impressione positiva duratura della visita. Per farli sentire ancora più apprezzati e riconosciuti, è possibile personalizzare il follow-up in base al singolo visitatore con un messaggio personalizzato. Inoltre, non perdere l'occasione di migliorare la tua esperienza di visita e invita i visitatori a condividere i loro feedback.

In che modo una moderna soluzione di gestione dei visitatori può migliorare la preparazione dell'ufficio?

C'è un lungo elenco di cose da fare per prepararsi ai visitatori dell'ufficio. Per fortuna, non devi fare tutto da solo. Come per tutti gli aspetti del luogo di lavoro moderno, la tecnologia è disponibile per aiutarti. Le soluzioni per la gestione dei visitatori semplificano le visite in ufficio e assicurano un'operatività regolare, coprendo tutti gli aspetti essenziali.

Queste soluzioni sono dotate degli strumenti necessari per fare un'ottima prima impressione e mantenere un funzionamento efficiente dietro le quinte. Funzioni come le notifiche in tempo reale avvisano i padroni di casa dell'arrivo dei loro ospiti, mentre le opzioni di check-in self-service aiutano gli ospiti a muoversi nell'area della reception in modo rapido e sicuro.

Molti sistemi di gestione dei visitatori facilitano anche la stampa di badge e generano flussi di lavoro personalizzabili per adattarsi a diversi tipi di visitatori, sia che si tratti di accogliere un candidato per un colloquio di lavoro o un investitore di alto profilo per un importante incontro di presentazione. Semplificando il processo di check-in, questi sistemi fanno risparmiare tempo, migliorano la sicurezza tenendo un registro in tempo reale di chi si trova sul posto e forniscono preziose informazioni attraverso l'analisi dei dati dei visitatori.‍

Vuoi saperne di più su come le soluzioni di gestione dei visitatori riducono i costi operativi? Consulta il nostro articolo di blog sui costi nascosti di una cattiva gestione dei visitatori (e come superarli).

Preparati per le prossime visite in ufficio con deskbird

Essere preparati per le visite in ufficio non è solo una cosa piacevole, ma è essenziale per creare un'esperienza professionale, sicura e senza interruzioni per gli ospiti. Dalla pianificazione logistica in anticipo all'assegnazione di ruoli e responsabilità chiari, fino alla guida degli ospiti dall'arrivo alla partenza, c'è molto di cui occuparsi.

Una moderna soluzione di gestione dei visitatori ti aiuta a tenere tutto sotto controllo automatizzando le attività che richiedono tempo, rafforzando la sicurezza e offrendo un'esperienza di visita che lascia un'impressione duratura. Visitors by deskbird semplifica l'invito degli ospiti in anticipo, la prenotazione di scrivanie o parcheggi e l'invio di tutte le informazioni necessarie in anticipo. Semplifica i check-in e i check-out, ricevi notifiche in tempo reale dall'host tramite MS Teams e gestisci tutto da un'unica dashboard centralizzata.

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